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In diesem Artikel erfährst du mehr zu dem Veranstaltungskonzept unserer Marketing Horizonte 2021, warum wir uns für das hybride Konzept entschieden haben und du lernst unseren Kooperationspartner für Streaming evenito AG kennen.
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Ein hybrides Event bedeutet in der Planung viele Hürden und Herausforderungen. Offline, wie online, sollen Gäste sich verbunden fühlen und interaktiv teilhaben können. Das Tool evenito connect wird zum virtuellen Treffpunkt aller Gäste, so dass eine Brücke zwischen den Teilnehmenden geschlagen wird. Wie die Marketing Horizonte in hybrider Form für alle Gruppen ein Erlebnis wird und welche Rolle evenito dabei spielt, darum geht es in diesem Artikel.
Die Entstehungsgeschichte
Im August 2020 entschieden wir die Marketing Horizonte, im 40. Jubiläumsjahr von MTP, in Münster auszutragen. Wir starteten in die ersten Planungen mit der Annahme, dass es zu diesem Zeitpunkt möglich sein würde, wieder in Präsenz zusammen zu kommen. Wir suchten nach einer großen Location, in der es möglich ist Abstände zu halten und fanden im Speicher 10 den perfekten Ort. Zusätzlich entschieden wir im Dezember 2020, dass die MH erstmals hybrid stattfinden wird. Die digitale Version des Events sollte uns Sicherheit geben, so dass im Fall der Fälle das Event nicht vollständig absagt werden müsste.
Warum für ein hybrides Event entscheiden?
1. Aus der Vergangenheit lernen
In distanzierten Zeiten braucht es einen Plan B. Sollte das gesundheitliche Risiko bei einer Veranstaltung, auf der wir uns räumlich nahekommen, gefährdet sein, kann die Veranstaltung trotzdem digital stattfinden. Die pandemische Lage ist dynamisch: Mit einer hybriden Veranstaltung bleiben wir flexibel.
2. Niedrigschwelliger Zugang
Durch eine hybride Veranstaltung wird eine größere Zielgruppe erreicht. Teilnehmende können ortsunabhängig digital teilnehmen. Sie sparen Reisezeit und -kosten und sind damit flexibler.
3. Neue Möglichkeiten
Durch die Verbindung der offline und online Welt ergeben sich neue Möglichkeiten und Veranstaltungselemente. Davon profitieren sowohl unsere Teilnehmenden, als auch unsere Partner.
Die Marketing Horizonte 2021
Hier sprechen Persönlichkeiten wie Nils Glagau oder Renata Jungs Brüngger über das Thema “Filling the Brand Promise Gap: Über Nähe in distanzierten Zeiten”.
Die online Version der Marketing Horizonte ist damit keine Notlösung, sondern eine Alternative zur klassischen Teilnahme vor Ort in Münster. Wenn Du dir noch unsicher bist, welche Form der Teilnahme für dich die richtige ist, dann findest du weitere Informationen zu den Vor- und Nachteilen auf unserer Website.
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Die Marketing Horizonte bringt Menschen aus Theorie und Praxis zusammen. Digital und in Präsenz ist es das Ziel ein gemeinsames Erlebnis zu schaffen.
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Wie werden Begegnungen über Distanz geschaffen?
Damit beide Welten nicht unabhängig voneinander existieren, sondern voneinander profitieren und Interaktion möglich ist, wird ein virtueller Ort benötigt. Ein Ort an dem Nähe trotz Distanz möglich ist.
Es gibt einige Anbieter für Plattformen auf dem Markt, die wir uns anschauten und mit denen wir sprachen. Schließlich stießen wir auf evenito. Nach den Gesprächen mit Christoph von evenito war klar: evenito und die MH: Das passt zusammen.
Evenito deckt all unsere Anforderungen ab und bietet darüber hinaus weitere Funktionen. Es handelt sich dabei nämlich um ein All-in-One Online-Event-Management-Tool, welches bei der Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung unterstützt. Dieser ganzheitliche Ansatz wird dem Team der MH in Zukunft ressortübergreifend Arbeiten abnehmen. Damit ist evenito ein zentraler Baustein auf dem Weg zu einem allumfassenden Teilnehmendenerlebnis.
Die Plattform
1. Das Herzstück der Veranstaltung
Ein wichtiger Teil der Software ist für unsere Bedürnisse evenito connect. Mit der Plattform für Teilnehmende bauen wir eine Brücke zwischen der offline und online Welt. Connect wird der zentrale virtuelle Treffpunkt während der Marketing Horizonte. Hier findet jeder Teilnehmende abhängig von seiner Benutzergruppe sein individuelles Programm und alle wichtigen Informationen rund um das Event. Zum Beispiel können Unternehmen an virtuellen Ständen besucht werden, an der Jobwall findet sich eine Auswahl an interessanten Stellen unserer Partner und es kann sich in den Pausen digital zum Netzwerken getroffen werden. Digitale Teilnehmende haben direkten Zugang zum Stream. Auf die Session Chats der jeweiligen Teilnehmenden können alle Gäste zugreifen. Dadurch können auch die Gäste im Speicher 10 der Diskussion folgen.
2. Gästemanagement und Kommunikation
Durch die Zuordnung der Teilnehmenden sieht jeder Gast auf der Plattform nur die jeweils relevanten Informationen. Mit dem E-Mail-Editor und der Terminierung von E-Mails planen wir die Kommunikation mit den Teilnehmenden. Dabei können wir die Nachrichten ganz einfach gestalten, an unser Corporate Design anpassen und mit wenigen Klicks personalisieren.
Sowohl auf der Plattform, als auch in der Kommunikation vorab: Eine echte Erleichterung für die betroffenen Ressorts.
3. Website
Innerhalb von Sekunden können wir die von uns angelegten Inhalte zu einer Website zusammenziehen und sparen uns so doppelten Pflegeaufwand. Änderungen werden automatisch übernommen und die Inhalte für alle Endgeräte optimiert.
4. Das Team von evenito
Der Kontakt mit evenito verläuft von Beginn an sehr partnerschaftlich. Unser Ansprechpartner Christoph und das sympathische Team stehen uns jederzeit bei Fragen persönlich zur Seite. Wobei der persönliche Kontakt auf Grund der intuitiven Bedienung und der übersichtlichen Hilfeseite in der Regel nicht notwendig ist.
Die Software von evenito ist die zentrale Plattform, auf der die Gäste auf Streams zugreifen, miteinander Kontakte knüpfen und sich über Partner, sowie Speaker informieren. Für Eventmanager:innen hält die All-in-One Plattform viele weitere Funktionen bereit, die die Arbeit erleichtern. Unabhängig von der Veranstaltungsform: Für alle Eventmanger:innen eine Empfehlung.
Autoren:
evenito AG
Streamingpartner der Marketing Horizonte 2021