Die Highlights bei MTP sind jedes Semester aufs Neue die Großveranstaltungen. Ob Geschäftsstellenversammlung, Ressortleitertreffen, oder Marketing Horizonte: Unsere Initiative lebt vom direkten Austausch und Networken unserer Mitglieder. Doch bevor sich die Mitglieder aus ganz Deutschland an einem Geschäftsstellenort treffen, benötigt es eine ausführliche Planung der einzelnen Veranstaltungspunkte. Wie breit gefächert die Aufgabenbereiche einer solchen Planung sind, darf ich zurzeit als Kommunikationsleiter bei der Gestaltung des nächsten Ressortleitertreffens bei uns in Frankfurt feststellen.
Wie auch im Vorstand benötigt es zur Planung einer Großveranstaltung zunächst ein Team an engagierten Mitgliedern. Bei uns in Frankfurt fanden sich mit Mara Oertel und Viktoria Dimentieva schnell ein Duo für die Gesamtleitung, die sich schleunigst daransetzten, ein kompetentes Team auf die Beine zu stellen, denn wie bereits Autor Reinhard K. Sprenger sagte: „Die erste Aufgabe von Führung ist es, Zusammenarbeit zu organisieren.“ Des Weiteren sind sie die ersten Ansprechpartnerinnen bei Fragen rund um das kommende Ressortleitertreffen.
Als dann ab Anfang August unser Team feststand, ging es so langsam ans Eingemachte. Beim ersten konkreten Treffen musste zunächst einmal geklärt werden, was wir überhaupt erreichen wollen. Was braucht es für ein erfolgreiches Ressortleitertreffen? Wie können wir diese Erfolgsfaktoren umsetzen? Uns fiel schnell auf, dass wir mit unserem Standort Frankfurt einen großen Pluspunkt für die Planung haben, da solch eine Großstadt wie die Mainmetropole eine Vielzahl an möglichen Veranstaltungsorten bietet. Somit fanden sich schnell einige Ideen für die Gestaltung des Abendprogramms. Im Gegensatz zu anderen Veranstaltungen unserer Initiative besteht das Ressortleitertreffen auch aus ressortspezifischer Weiterbildung, für welche weitere Räume gebucht werden müssen, welche eine gute Lern- und Arbeitsatmosphäre schaffen können.
Ein weiterer Aspekt bei der Planung solcher Veranstaltungen ist selbstverständlich auch der Umgang mit COVID-19. Die Ausarbeitung eines sinnvollen und umsetzbaren Hygienekonzepts stellt selbstverständlich eine Hürde dar, ist aber unumgänglich, um die Sicherheit der Teilnehmenden und damit einen reibungslosen Verlauf der Veranstaltung gewährleisten zu können.
Zur Umsetzung einer Großveranstaltung benötigt es heutzutage natürlich nicht nur engagierte Mitglieder und ein ausgefeiltes Hygienekonzept, sondern auch etwas ganz essenzielles, nämlich Geld. Und da auch bei MTP das Geld nicht auf den Bäumen wächst, braucht es Sponsoren, die unserem Team finanziell unter die Arme greifen. Für die Akquise solcher Sponsoren haben sich Lukas Böttcher, ehemaliger Ressortleiter für Beratung und Veranstaltungen in Frankfurt, sowie der derzeitige Key Account Manager unserer Geschäftsstelle, Julian Ständeke, gefunden. Gemeinsam führen sie Gespräche mit möglichen Partnerunternehmen und halten nebenbei stets die Augen offen nach konkreten Veranstaltungsmöglichkeiten.
Auch wenn das Ressortleitertreffen als eine Pflichtveranstaltung für Ressortleiter:innen der Geschäftsstellen gilt, muss dieses Event nach außen hin kommuniziert und beworben werden. Neben der Bewerbung des Events auf Social Media kümmere ich mich auch um die Gestaltung der benötigten Printprodukte. Zimmerplakate, Stadtpläne und Badges sind essenziell für einen geordneten Ablauf der Veranstaltung und sollen natürlich auch schön und ansprechend aussehen.
Mit unserem Team bestehend aus fünf Leuten ist eine solches Event allerdings nicht allein umzusetzen. Es benötigt eine Vielzahl an weiteren Mitgliedern unserer Geschäftsstelle, die für einen reibungslosen Übergang zwischen den einzelnen Veranstaltungspunkten sorgen.
Man sieht: Die Planung einer solchen Veranstaltung ist ein zeitaufwendiges, aber dennoch vielseitiges und interessantes Projekt, wodurch sich unser gesamtes Team in seinen Kompetenzen nochmals weiterentwickeln konnte.
Umso größer ist auch mein Respekt vor der Gesamtleitung der letzten Geschäftsstellenversammlung in Paderborn und dem Team des Jubiläumsevents in Leipzig, die als erste wieder Großveranstaltungen in Präsenz während der COVID-19-Pandemie auf die Beine gestellt haben und dafür sorgten, dass man endlich den MTP-Spirit hautnah erleben konnte. Denn für viele MTPler und MTPlerinnen – mich eingeschlossen – waren es die ersten Großveranstaltungen in Präsenz. Auch wir aus Frankfurt setzen alles daran, dass wir den künftigen Ressortleiter:innen neben dem Schulungsprogramm ein abwechslungsreiches und denkwürdiges Abendprogramm liefern. Ob uns das am Ende gelingen wird, zeigt sich dann in gut zwei Monaten, wenn ihr euch beim Ressortleitertreffen von unseren Ideen und Umsetzungen überzeugen könnt.
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